Työnimike: Matkasihteeri

Työnkuvaus:
Aalto-yliopisto on rohkeiden ajattelijoiden yhteisö, jossa tiede ja taide kohtaavat tekniikan ja talouden. Tunnistamme ja ratkaisemme yhteiskunnan suuria haasteita ja rakennamme innovatiivista tulevaisuutta. Yliopistossa on kuusi korkeakoulua, lähes 20 000 opiskelijaa ja yli 400 professoria. Kampuksemme sijaitsevat Espoossa ja Helsingissä. Aalto-yliopiston taiteiden ja suunnittelun korkeakoulu on maailman arvostetuimpiin kuuluva taiteen, muotoilun ja arkkitehtuurin kansainvälinen korkeakoulu. Korkeakoulu on aktiivinen yhteiskunnallinen vaikuttaja. Tutkimuksen kärkialueita ovat muotoilu, digitaalinen media, audiovisuaalinen esittäminen, taide, visuaalinen kulttuuri sekä hyvinvointirakentaminen ja yhdyskunta- ja kaupunkisuunnittelu. Korkeakoulun juuret ulottuvat vuoteen 1871. Etsimme Aalto-yliopiston Taiteiden ja suunnittelun korkeakouluun MATKASIHTEERIÄ Kahden (2) vuoden määräaikaiseen työsuhteeseen. Tehtävä täytetään mahdollisimman pian. Aalto-yliopiston keskeisenä tavoitteena oleva kansainvälisyys edellyttää matkustamista. Matkustamista tukevat palvelut ja prosessit toteutetaan verkostomaisen palveluorganisaation, matkaverkoston avulla. Matkaverkostossa yksiköitä tukeva rooli on kouluihin sijoitetuilla matkasihteereillä. He toimivat yhdessä muiden verkoston kumppanien eli palvelukeskuksen M2-tiimin, matkatoimiston ja yliopiston yhteisten palveluiden kanssa.) Matkasihteeri työskentelee matkustamiseen ja matkanjärjestämiseen liittyvissä käytännön asioissa ja toimii osana koulun matkustustiimiä. Matkasihteeri huolehtii vastuullaan olevien yksiköiden osalta esimerkiksi seuraavista: - Toimii matka-asioiden yhdyshenkilönä - Auttaa ja opastaa henkilökuntaa matka-asioissa ja tiedottaa henkilöstölle matka-asioissa tapahtuvista muutoksista ja muista ajankohtaisista asioista - Neuvoo henkilökuntaa M2-järjestelmän käytössä - Raportoi yhdessä controllerin kanssa laitosjohtajalle laitoksen matkustamisesta - Maksaa maksuaikakortilla matkoihin liittyviä maksuja - Asiatarkastaa matkasuunnitelmia ja -laskuja - Tekee tarvittaessa matkavaraukset laitoksen henkilöstölle, opiskelijoille ja vierailijoille - Käsittelee vierailijoiden, opiskelijoiden ja henkilökunnan kululaskuja - Lisäksi matkasihteeri osallistuu Aalto-yliopiston matkustamisen ja sitä tukevien palveluiden kehittämiseen. Matkasihteeriltä edellytämme: - Kaupallisen alan toisen asteen tutkintoa - Kokemusta taloushallinnosta ja sen järjestelmistä - Hyviä vuorovaikutus- ja yhteistyötaitoja - Sujuvaa suomen ja englannin kielen suullista ja kirjallista taitoa - Asiakaspalvelukokemusta ja erinomaista -osaamista Lisäksi arvostamme: - Kokemusta matkahallinnon tehtävistä ja matkahallinnan järjestelmistä - Energistä ja ulospäinsuuntautunutta asennetta - Nopeutta ja oma-aloitteisuutta - Vastuullisuutta ja jämäkkyyttä - Motivaatiota ja kiinnostusta Aalto-yliopisto tarjoaa matkasihteereille mielenkiintoisen, kehittyvän ja haasteellisen roolin kansainvälisessä yliopistossa. Tätä tuemme matkaverkoston puitteissa tuotettujen yhteisten ohjeistusten, prosessien, järjestelmien, koulutusten ja vertaistuen avulla. Lisäksi matkaverkoston puitteissa on mahdollisuus osallistua Aalto-yliopiston matkustamisen ja sitä tukevien palveluiden kehittämiseen. Tehtävän palkkaus määräytyy Aalto-yliopistossa käytössä olevan yliopistojen palkkausjärjestelmän mukaisesti. Lisätietoja tehtävästä antaa controller Maria Vihervä, puh. 050 3152 165, email maria.viherva (at) aalto.fi 12.9.ja 14.9. klo 13-16 Hakemukset ansioluetteloineen tulee toimittaa Aallon sähkö

Työnantajan nimi: Aalto-yliopisto

Työnantajan osoite: 00076 AALTO

Työn lyhyt kuvaus: Johdon sihteerit ja osastosihteerit

Maa: Suomi

Alue: Helsinki-Uusimaa

Sopimuksen kesto: Tilapäinen

Sopimuslaji: Kokopäiväinen

Lähde työtarjous: TE-palvelut, Julkiset työvoimapalvelut, Suomi